domingo, 3 de novembro de 2013

Boas práticas para escrever um e-mail

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Os e-mails aos poucos, senão já totalmente, substituem as cartas escritas à mão, envelopadas, seladas e postadas no correio. Claro, é muito mais prático e rápido, basta ter um computador, coisa que a maioria já tem acesso. Digo, pelo menos entre os que escreveriam cartas. E isso vale tanto para a correspondência pessoal quanto comercial.

A facilidade e rapidez dessa forma de comunicação, no entanto, não podem deixar de lado algumas “formalidades”, como educação, respeito, clareza e bom senso. Recebo no meu trabalho centenas de e-mails semanalmente, a maior parte deles, embora curtos, tomam um tempão para serem entendidos de tão mal escritos, com erros de português, pontuação, um horror. Isso para não mencionar que às vezes não dá pra saber se o remetente está bravo com você ou se é só o jeitão dele mesmo.

Outro dia, uma amiga me pediu para dar umas dicas sobre o assunto. Resolvi colocá-las por escrito só para deixá-las mais organizadas. Acredito que não haja nada de novo nelas, mas algumas só compreendi realmente depois de muito sofrimento, podem acreditar.

Vamos a elas:

  • Lembre-se sempre das etapas: apresentação, descrição e conclusão.
  • Uma saudação no início e uma despedida ou agradecimento no final também não fazem mal nenhum.
  • Ao escrever, coloque-se na posição de quem está lendo. Imagine que você não saiba de que se trata o assunto, o e-mail deverá ser suficiente para fazê-lo saber.
  • Antes de responder a um e-mail, entenda o que está sendo pedido.
  • Deixe claro se a sua mensagem é apenas informativa ou se você está pedindo alguma. Nesse último caso, veja se está claro o que você precisa (de novo, coloque-se na posição de quem está lendo.)
  • Se houver vários assuntos sendo tratados, comece pelo mais importante.
  • Muito cuidado com a ortografia, pontuação, concordância, etc.
  • Não se esqueça das palavras mágicas “por favor”, “obrigado” e suas variações.
  • NÃO GRITE! Escreva sempre com letras minúsculas, use as maiúsculas apenas no início das frases, nomes próprios, enfim, somente onde devem ser usadas.
  • Leia e releia várias vezes o que escreveu. Corrija sem preguiça.
  • Nunca escreva mais do que o necessário – é, eu ainda carrego esse defeito...
  • Tente fazer tudo isso sem perder a espontaneidade. Evite a formalidade excessiva (não precisa terminar um e-mail com a frase “reiteramos os nossos mais elevados protestos de estima e consideração” ou “sem mais para o momento”.)
  • Preste atenção nos e-mails que você considera como bem escritos, sempre servem de inspiração.
  • Avalie as respostas que você recebe. Sua mensagem foi compreendida? Aprenda com seus próprios erros e acertos.
  • Lembre-se que o seu e-mail pode ser repassado para outras pessoas, portanto cuidado com as informações que coloca. Não xingue nem fale mal de outra pessoa – eu já fiz essa caca…
  • Se você não quiser que o seu e-mail seja repassado, deixe bem claro isso em letras maiúsculas (nesse caso pode usar maiúsculas, MAS SÓ NESSE CASO!)
  • Caso um e-mail recebido o(a) deixe irritado(a),  sempre espere no mínimo 20 minutos antes de respondê-lo - é o tempo de baixar a adrenalina e evitar que escrevamos muita besteira – ah, se eu soubesse disso há alguns anos...

Em tempo, enquanto a Microsoft e as demais criadores de programas de e-mail não excluirem a nefasta função “Reply to All”, “Responder para Todos” ou algo parecido, pense muito antes de realmente responder o e-mail para todo mundo. Pode ser que sua resposta não interesse a todos.

Edison - 0369 - No Reply to All

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